淺析醫(yī)院檔案利用情況初步

　　【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院檔案

　　1 研究目的和意義

　　檔案是濃縮的、凝固的歷史，有道是：千秋功績(jī)，檔案為憑，黃金有價(jià)，檔案無(wú)價(jià)。檔案是原始的歷史記錄。管理檔案的目的就是為當(dāng)代及后人提供利用。通過(guò)對(duì)我院檔案利用情況的研究，以促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)，提高檔案利用效率，努力為醫(yī)院管理和各科（處）室的工作提供信息支持。

　　2 院檔案室的現(xiàn)狀

　　我院的檔案是醫(yī)院各項(xiàng)工作的真實(shí)和客觀的記錄，是醫(yī)療工作中不可缺少的信息資源。為了提高檔案的開(kāi)發(fā)利用，更好地為醫(yī)院的建設(shè)服務(wù)，我院檔案室打破被動(dòng)的、守?cái)傂偷木置�，加大了宣傳力度，�?qiáng)化了服務(wù)意識(shí)，健全和完善了《檔案借閱制度》、《重要文件目錄》、《專(zhuān)題目錄》、《案卷目錄》、《卷內(nèi)目錄》、《檔案利用登記》等，通過(guò)借、閱、復(fù)印、網(wǎng)上瀏覽、電話(huà)咨詢(xún)等多種形式，為使用者提供便利優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而使我院檔案開(kāi)發(fā)利用效果有了顯著的提高。

　　3 研究對(duì)象、方法及結(jié)果

　　我們對(duì)醫(yī)院1998～2004年7年當(dāng)中的各類(lèi)檔案從利用人次和利用卷（件）的數(shù)量上進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)學(xué)處理，研究表明室藏檔案利用率在逐年大幅度的上升。見(jiàn)表1，圖1。 通過(guò)表1和圖1發(fā)現(xiàn)，2004年比1998年檔案利用人次增長(zhǎng)了24.6倍，2004年比1998年利用檔案卷（件）增長(zhǎng)了40.1倍。表1 河北省人民醫(yī)院檔案室7年來(lái)檔案利用情況比較圖1 河北省人民醫(yī)院檔案利用情況比較

　　4 檔案開(kāi)發(fā)利用分析

　　4.1 利用文書(shū)檔案進(jìn)行醫(yī)院的科學(xué)管理和開(kāi)展編史修志工作。為醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)研究衛(wèi)生工作歷史、科學(xué)決策、制訂規(guī)劃、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、落實(shí)政策、解決歷史遺留問(wèn)題、職稱(chēng)評(píng)定、案件調(diào)查、處理醫(yī)療糾紛等提供大量的原始依據(jù)。為編撰《河北衛(wèi)生年鑒》、《河北省醫(yī)院院志》、《河北省醫(yī)院制度管理手冊(cè)》以及制定我院《ISO90001醫(yī)院國(guó)際管理標(biāo)準(zhǔn)》等工作提供了大量詳實(shí)有價(jià)值的檔案資料，使得這些工作得以順利進(jìn)行。

　　4.2 利用檔案為各種創(chuàng)建活動(dòng)和迎接上級(jí)檢查工作提供保障。如為創(chuàng)建國(guó)家“百佳醫(yī)院”、全國(guó)百姓放心示范醫(yī)院、省級(jí)“三甲醫(yī)院”、愛(ài)嬰醫(yī)院等各種活動(dòng)以及院務(wù)公開(kāi)、監(jiān)督、計(jì)劃生育等各項(xiàng)檢查工作中，提供了大量的原始資料，保證各科處室順利地完成各項(xiàng)檢查工作。

　　4.3 利用基建檔案進(jìn)行醫(yī)院的各項(xiàng)改造工程。為我院的干部病房樓、門(mén)診樓、CT中心、腫瘤病房、手術(shù)室、心臟診療中心、婦產(chǎn)科門(mén)診、產(chǎn)房等改造裝修、消防設(shè)施的安裝等工程，提供了大量的基建圖紙，方便了各項(xiàng)改造工程，使其能夠順利的進(jìn)行施工。

　　4.4 利用會(huì)計(jì)檔案出具準(zhǔn)確的憑證。為我院的審計(jì)、銀行信貸、核實(shí)賬目等工作，提供了大量的原始憑證，減少和避免了我院的各項(xiàng)損失。

　　4.5 利用醫(yī)療設(shè)備檔案確保醫(yī)療設(shè)備的正常使用。在我院的醫(yī)療設(shè)備付款、維修、糾紛等方面，提供大量的廠家情況以及查考資料，使醫(yī)療設(shè)備的交易和維修得以順利進(jìn)行，減少了不必要的糾紛。

　　4.6 利用檔案為處理各種糾紛提供法律依據(jù)。在我院的經(jīng)濟(jì)糾紛、土地糾紛、醫(yī)療糾紛等官司中，出示了大量的原始證據(jù)和材料，使解決糾紛找到了可靠有利的法律、法規(guī)依據(jù)，減少了不必要的損失。

　　5 進(jìn)一步開(kāi)發(fā)利用檔案的具體措施

　　5.1 宣傳檔案的使用價(jià)值，提高人們對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，增加檔案的利用率。

　　隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案使用要進(jìn)一步開(kāi)放，同時(shí)要加強(qiáng)檔案的社會(huì)宣傳工作，為了提高醫(yī)院檔案的開(kāi)發(fā)利用率，更好地為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)，必須打破以往檔案的神秘性，樹(shù)立開(kāi)放服務(wù)的形象，使越來(lái)越多的人開(kāi)始認(rèn)識(shí)到檔案在各項(xiàng)工作中的重要性，使他們自覺(jué)走進(jìn)檔案室。

　　5.2 樹(shù)立服務(wù)大局的指導(dǎo)思想，為使用者提供優(yōu)質(zhì)便利服務(wù)，提高檔案的利用率。

　　檔案管理人員要?jiǎng)?chuàng)造性學(xué)習(xí)和工作，提高創(chuàng)新能力，與時(shí)俱進(jìn)。要緊緊圍繞醫(yī)院的中心工作，樹(shù)立“以人為本”的思想，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。我們采取接待查檔、函電代辦查檔、查檔咨詢(xún)、檔案復(fù)制、出具檔案證明等等方式提供利用服務(wù)。我們從封閉、為少數(shù)人服務(wù)的保守、傳統(tǒng)的守?cái)傂团f理念中走出來(lái)，為實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開(kāi)透明，檔案高效利用做貢獻(xiàn)。真正做到“館為民所開(kāi)，檔為民所用”。

　　5.3 充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和工具，開(kāi)發(fā)多種渠道，提供檔案利用服務(wù)。

　　要根據(jù)醫(yī)院的工作實(shí)際和發(fā)展要求，除利用多種檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、專(zhuān)題目錄、專(zhuān)題索引、文號(hào)目錄，供利用者自行檢索外，還利用微機(jī)檔案管理系統(tǒng)檢索便捷的優(yōu)點(diǎn)，為查詢(xún)者提供快速查詢(xún)服務(wù)，又通過(guò)醫(yī)院內(nèi)部信息網(wǎng)開(kāi)辟了檔案一隅，為尋求查證建立了一個(gè)規(guī)范、高效、開(kāi)放的檔案信息利用平臺(tái)，提供檔案信息和檔案常用內(nèi)容，既可以為檔案工作做了宣傳，又可以為各科處室及時(shí)了解、掌握、咨詢(xún)、利用檔案提供了便利，使他們足不出戶(hù)就可以快捷方便的查找檔案資料。

　　6 總結(jié)

　　只要人類(lèi)還在這個(gè)星球上繁衍生息，檔案學(xué)作為一個(gè)專(zhuān)門(mén)的社會(huì)學(xué)科就會(huì)永遠(yuǎn)存在，檔案工作為人類(lèi)社會(huì)分工的一部分，也會(huì)永遠(yuǎn)存在。因此，作為一名檔案工作者我感到自豪，同時(shí)，我也意識(shí)到使命的神圣，做好檔案工作，可以說(shuō)是功在當(dāng)代，利在千秋。我們現(xiàn)在收集、整理的檔案，幾十年、幾百年后也同樣是珍貴的歷史資料，可供后人借鑒。因此，隨著社會(huì)的發(fā)展，隨著醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工對(duì)檔案的重要性以及檔案資料的利用價(jià)值認(rèn)識(shí)的逐步提高，人們將學(xué)會(huì)查閱檔案信息和利用回溯性信息［1，2］，可以預(yù)測(cè)，對(duì)檔案利用的需求會(huì)不斷增加，檔案的利用者會(huì)越來(lái)越多，檔案的利用量也會(huì)越來(lái)越大，這種趨勢(shì)將會(huì)全面和持續(xù)的發(fā)展下去。

　　【參考文獻(xiàn)】

　　1 宗文萍.構(gòu)建我國(guó)檔案科技創(chuàng)新體系.中國(guó)檔案，2004，7：9-11.

　　2 鄭金月.浙江檔案館利用工作新趨勢(shì).中國(guó)檔案，2005，1：53-54.