淺談如何提高遠程教育的檔案管理

　　一、遠程教育檔案管理改進策略

　�。ㄒ唬﹦�(chuàng)建檔案信息管理標準檔案管理信息化是確保檔案資源科學設(shè)施的重要前提條件。在實際的管理過程中，要結(jié)合本身的工作狀況，制定出科學、合理的信息化管理標準。良好的執(zhí)行標準，也需要優(yōu)質(zhì)的組織管理能力才能夠保障其順利完成，所以在實際的管理過程中，要不斷提高相關(guān)部門的組織能力，實現(xiàn)“崗位責任落實到位，分工科學合理”。

　　1.統(tǒng)一電子文檔格式遠程教育學校檔案上網(wǎng)前，要按信息管理部門的統(tǒng)一要求進行文件格式的轉(zhuǎn)換，保證數(shù)據(jù)的可靠性和通用性。那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，利用網(wǎng)絡技術(shù)向檔案部門傳輸；還可以借助信息管理網(wǎng)絡在各業(yè)務管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線；建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)，將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出統(tǒng)一格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。

　　2.分工負責，確保遠程教育學校電子檔案的質(zhì)量電子文件歸檔所涉及的問題廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文檔形成部門熟悉各項管理業(yè)務，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

　　3.實施電子文件管理戰(zhàn)略新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

　�。ǘ�）檔案信息收集工作不斷加以完善隨著遠程教育內(nèi)容以及途徑的不斷拓展，很多檔案內(nèi)容都需要進一步增加，從而滿足更多方面的實際需求。遠程教育學校的人事、文書、會計及教師業(yè)務等檔案資料的完整收集、系統(tǒng)成卷、歸檔收藏以及信息數(shù)字化，僅是一種信息資源的存儲。開放教育檔案的生命在于它的實用性，只有積極地開展檔案信息資源的開發(fā)利用，才能真正實現(xiàn)開放教育檔案資源的自身價值。遠程開放教育檔案工作者要深入開發(fā)加工檔案管理信息，充分利用校園網(wǎng)絡提升遠程開放教育檔案信息科研成果的傳播效果，使封閉的檔案管理走向“開放”，緊密配合中央電大各有關(guān)部門的工作，及時提供全方位的查詢、利用。為遠程教育學校各種主題活動提供相關(guān)數(shù)據(jù)等檔案信息，拓寬檔案信息使用層面，使開放教育檔案信息化管理成為遠程教育學校一項重要的基礎(chǔ)建設(shè)，并承擔起為遠程教育學校發(fā)展提供相關(guān)準確數(shù)據(jù)的重要職責。檔案信息化管理是通過檔案的自動化來實現(xiàn)的，包括檔案自動索引、多媒體技術(shù)、條形碼技術(shù)等。檔案管理除了使用信息技術(shù)外，還應該利用各類高新技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案信息化管理。使用空調(diào)、除濕器等裝置來保持檔案室的溫度及濕度，實現(xiàn)檔案保管條件的現(xiàn)代化；運用復印、彩印掃描、裝訂手段的機械化實現(xiàn)載體材料的現(xiàn)代化；運用微機編碼實現(xiàn)檢索手段的自動化；運用檔案管理軟件進行檔案歸類，實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化。

　�。ㄈ�）提高檔案管理者的綜合素質(zhì)遠程教育的檔案管理工作要想順利推行，就必須要有良好的執(zhí)行人員加以高效推進。傳統(tǒng)的檔案管理工作多是涉及的紙質(zhì)檔案，所以管理者在實際的管理過程中，對電子信息技術(shù)的掌握程度并不是很高，尤其是一些經(jīng)驗豐富的中老年職工，其更是難以接受更多的新鮮方式。因此，在遠程教育學校的實際管理過程中，要不斷提高檔案管理人員的電子信息技術(shù)水平，檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)�業(yè)型，保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展。人的因素是主要的，檔案管理領(lǐng)域缺乏懂軟件開發(fā)又精通檔案專業(yè)知識的復合性人才，因此要提高整支隊伍素質(zhì)，就要創(chuàng)造條件，對不同工作崗位進行有針對性的學習，不斷更新知識，適應對外指導工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作；建立競爭機制，克服人的惰性，充分發(fā)揮人的主觀能動性，有他們的用武之地和施展才能的場所；建立激勵機制，合理設(shè)置崗位，工作科學量化，體現(xiàn)一個單位內(nèi)工作量大與小不一樣、專與不專不一樣，有利于工作人員的積極性和創(chuàng)造性充分發(fā)揮，有效地提高員工的信息技術(shù)素養(yǎng)。

　　二、結(jié)論

　　電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，極大地推動了遠程教育課程的大規(guī)模發(fā)展，進而有效地普及了各項成人教育，為社會發(fā)展提供了更多的實用型人才。然而，在遠程教育的檔案管理過程中，仍存在一定問題有待進一步解決。筆者結(jié)合當前遠程教育檔案管理工作中存在的問題，探索了相應的應對措施。

　　作者：羅瓊 單位：黔南州廣播電視大學

【淺談如何提高遠程教育的檔案管理】相關(guān)文章：

淺談如何提高課堂的有效性思維07-03

淺談如何提高課堂的有效性的思考07-03

淺談如何提高幼兒同后勤管理論文07-03

淺談提高課堂效率的方法07-03

淺談數(shù)學教學反思：如何提高課堂教學的實效性07-03

如何提高網(wǎng)速07-03

淺談如何管理時間07-03

淺談如何教育孩子07-02

淺談如何通過教研提高教師專業(yè)成長能力論文07-03

淺談如何提高教學秘書在教學管理中的工作效率07-03