如何做好機(jī)關(guān)檔案的管理工作

　　機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)工作的珍貴參考材料。收集管理機(jī)關(guān)檔案，為當(dāng)前和今后提供有價(jià)值的參考依據(jù)，是檔案工作人員的職責(zé)。但是，由于管理?xiàng)l件差、人員不穩(wěn)定等原因，機(jī)關(guān)檔案管理工作受到很大制約。以下是小編整理的如何做好機(jī)關(guān)檔案的管理工作，希望對(duì)大家有所幫助。

　　一、機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題

　�。ㄒ唬┍９軛l件落后。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，多數(shù)機(jī)關(guān)單位辦公場所緊張，沒有規(guī)范統(tǒng)一的專用檔案室;有的單位檔案室與辦公室合二為一，辦公室放幾個(gè)資料櫥，就搖身一變成了檔案室;有的檔案室與倉庫混為一談，檔案沒有多少，桌椅板凳、報(bào)紙雜志等雜物卻堆滿房間，汗牛充棟;有的“六防”設(shè)施不配套，檔案材料霉變、蟲蛀、查找困難和遺失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

　　（二）檔案管理分散。一些機(jī)關(guān)下屬科室均設(shè)有兼職管理人員，檔案分散管理，兼職檔案管理人員一身多任，各自為政，投入檔案工作的精力有限，而且由于工作不專業(yè)、業(yè)務(wù)不熟悉，無法對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，造成文件材料收集不齊全、不完整，檔案管理難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和長期化。

　　（三）管理水平不高。一方面，檔案管理缺乏制度保障。有的機(jī)關(guān)檔案管理制度不健全，管理混亂;少數(shù)有制度的，也缺乏針對(duì)性和可操作性;還有的沒有相關(guān)配套實(shí)施辦法和檢查考核措施，制度成為一紙空文，純屬紙上談兵。另一方面，檔案管理缺乏現(xiàn)代化手段。隨著計(jì)算機(jī)的普及，不少機(jī)關(guān)單位開始運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案，相當(dāng)一部分檔案管理人員還實(shí)行手工收集、手中操作、手工檢索，利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的水平不高、范圍不廣，不利于檔案的收集、編研、開發(fā)利用和檔案技術(shù)支撐作用的充分發(fā)揮。

　　二、存在問題的原因

　　（一）對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足。社會(huì)的每一點(diǎn)進(jìn)步，對(duì)檔案工作地位的提高和自身發(fā)展都會(huì)產(chǎn)生巨大推動(dòng)作用，但檔案工作在一些領(lǐng)域尚沒有得到足夠重視。主要表現(xiàn)為，一些機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理不是單位的主要工作，只不過是抄抄寫寫、保管性的事務(wù)工作，對(duì)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益、完成工作目標(biāo)任務(wù)幫助不大，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行。因此，執(zhí)行檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)不認(rèn)真、不徹底，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案管理人浮于事，檔案資料收集、整理、歸檔工作滯后，檔案管理工作的作用得不到充分發(fā)揮。

　　（二）檔案管理人員素質(zhì)不強(qiáng)。檔案業(yè)務(wù)具有很強(qiáng)的專業(yè)性、技術(shù)性、連續(xù)性，需要相對(duì)固定的工作人員。但現(xiàn)實(shí)當(dāng)中，檔案管理人員不穩(wěn)定，專職少、兼職多，工作缺乏積極性。一是工作不安心。缺乏長遠(yuǎn)計(jì)劃和打算，安不下心來，對(duì)檔案工作的責(zé)任心不強(qiáng)。二是學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)不專心。檔案管理人員的素質(zhì)提升和繼續(xù)教育沒有納入培訓(xùn)計(jì)劃和要求，他們認(rèn)為下功夫?qū)W好了業(yè)務(wù)，也該換崗了，學(xué)了也是白學(xué)。三是工作不用心。由于檔案管理人員調(diào)整頻繁，大部分兼職人員沒有經(jīng)過專業(yè)檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性和管理要求掌握不全面、不系統(tǒng)，對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不熟悉，檔案收集意識(shí)淡薄，交接不認(rèn)真，往往造成檔案管理水平不高，缺乏連續(xù)性、銜接性。

　　三、機(jī)關(guān)檔案管理工作的思路

　�。ㄒ唬┍仨氁�起領(lǐng)導(dǎo)重視。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好機(jī)關(guān)檔案管理工作的關(guān)鍵。要想得到領(lǐng)導(dǎo)的信任和支持，檔案管理人員必須提高自身素質(zhì)，搞好工作協(xié)調(diào)。一要愛崗敬業(yè)。熱愛檔案崗位，學(xué)好業(yè)務(wù)知識(shí)，提高管理水平，干好本職工作，以出色的工作業(yè)績，引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和支持。二要強(qiáng)化宣傳。采取多種形式，搞好《檔案法》、《保密法》及有關(guān)法律法規(guī)的宣傳，使單位上下充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要意義。同時(shí)，積極向領(lǐng)導(dǎo)建議，將檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、設(shè)備配置、檔案保護(hù)、人員培訓(xùn)等列入本單位發(fā)展規(guī)劃，并根據(jù)工作需要撥付經(jīng)費(fèi)。三要樹立服務(wù)意識(shí)。圍繞單位中心工作，及時(shí)、準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室、部門提供檔案信息服務(wù)，提升檔案管理工作影響力，推動(dòng)檔案管理工作順利開展。

　�。ǘ�）必須健全機(jī)構(gòu)機(jī)制。健全的機(jī)構(gòu)和機(jī)制是搞好機(jī)關(guān)檔案管理工作的保證。機(jī)關(guān)單位在成立業(yè)務(wù)科室的同時(shí)，要相對(duì)固定兼職檔案管理人員，人員調(diào)整時(shí)必須認(rèn)真做好檔案資料的交接。同時(shí)，要建立健全檔案工作管理機(jī)制，完善歸檔、保管、鑒定、利用等制度，明確崗位責(zé)任制，確保檔案業(yè)務(wù)規(guī)范執(zhí)行;要理順機(jī)關(guān)科室和檔案室之間的關(guān)系，逐步推動(dòng)檔案由多頭分散管理向集中統(tǒng)一管理轉(zhuǎn)變;要將檔案工作與業(yè)務(wù)工作置于同等重要的位置，與業(yè)務(wù)工作同計(jì)劃、同布置、同檢查、同落實(shí)，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。

　　（三）必須提高從業(yè)人員素質(zhì)。提高檔案人員素質(zhì)是搞好機(jī)關(guān)檔案管理工作的基礎(chǔ)，必須在提升檔案工作的生命力、檔案事業(yè)的保障力、檔案隊(duì)伍的戰(zhàn)斗力上動(dòng)腦筋、下功夫。一是加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。拓寬人才培養(yǎng)渠道，有針對(duì)性地選擇綜合素質(zhì)好、發(fā)展?jié)摿Υ�、�?zé)任心強(qiáng)的人員進(jìn)行教育培養(yǎng)，引導(dǎo)他們從事檔案管理工作，關(guān)心他們的工作和生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。同時(shí)，要抓好智力引進(jìn)工作，注重引進(jìn)檔案專業(yè)人才或公開招錄檔案學(xué)、漢語言文學(xué)、歷史學(xué)、計(jì)算機(jī)等專業(yè)人才從事機(jī)關(guān)檔案工作，壯大機(jī)關(guān)檔案人才隊(duì)伍。二是加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案管理工作專業(yè)性很強(qiáng)，要求從業(yè)人員既要有高度的責(zé)任感，又要具有一定的專業(yè)水平，尤其是具有運(yùn)用現(xiàn)代科技手段管理檔案的基本技能。要經(jīng)常組織檔案管理人員學(xué)習(xí)《檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《管理?xiàng)l例》等法律法規(guī);要強(qiáng)化信息技術(shù)、縮微技術(shù)、數(shù)碼復(fù)印新技術(shù)、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)理論和實(shí)踐有機(jī)結(jié)合;要堅(jiān)持走出去，學(xué)習(xí)先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)，增長見識(shí)，開闊視野，拓寬思路。三是注重自我提高。檔案工作人員要積極探索管理新模式，掌握管理新方法，自覺提升專業(yè)水平，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。

　　檔案保管工作的內(nèi)容

　　檔案保管工作是指根據(jù)檔案的狀況所采取的存放和安全防護(hù)措施。這是特指檔案科學(xué)管理的一項(xiàng)專門業(yè)務(wù)工作，具有特定的含義。檔案保管工作的內(nèi)容主要包括以下3個(gè)方面：

　　(一)檔案的庫房管理，即庫房內(nèi)檔案科學(xué)管理的日常工作。

　　(二)檔案流動(dòng)中的保護(hù)，即檔案在各個(gè)流動(dòng)環(huán)節(jié)中的―般的安全防護(hù)。

　　(三)檔案保護(hù)的專門措施，即為延長檔案的壽命而采取的諸如復(fù)制和修補(bǔ)等各種專門的技術(shù)處理。

　　檔案保管工作的意義

　　檔案保管工作在整個(gè)檔案工作中具有重要意義，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　　第一，檔案保管工作是整個(gè)檔案工作的重要組成部分，是一個(gè)獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)。它具有自己的特點(diǎn)，負(fù)有具體的工作任務(wù)。所以，許多檔案館設(shè)有保管部、處、科等內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，專司其職；有些檔案館、室則配有專職或兼職專門人員，負(fù)責(zé)檔案的保管工作；

　　第二，檔案保管工作是貫徹檔案工作基本原則、維護(hù)檔案的完整和安全的重要環(huán)節(jié)。維護(hù)檔案的完整和安全是檔案工作基本原則的重要內(nèi)容之一，是做好檔案工作的起碼要求。它需要檔案的收集、整理和提供利用等各工作環(huán)節(jié)共同承擔(dān)和完成，而保管工作乃是實(shí)現(xiàn)這一任務(wù)和要求的重要環(huán)節(jié)，具有決定性的影響，因?yàn)闄n案壽命的長短與檔案保管的好壞有著直接關(guān)系；

　　第三，檔案保管工作質(zhì)量的高低對(duì)提高檔案管理水平具有重大影響。檔案保管的好，就為整個(gè)檔案工作的順利進(jìn)行提供了物質(zhì)對(duì)象和最基本的前提；反之，整個(gè)檔案工作就要受到影響，甚至失去其存在和進(jìn)行的基礎(chǔ)。

　　保管檔案的基本要求

　　第一，以防為主，防治結(jié)合。保護(hù)檔案的方法很多，概括起來主要有兩個(gè)方面：一方面是“防”；二是“治”。“防”即如何預(yù)防檔案文件的損毀。“治”即檔案損毀之后，要進(jìn)行相應(yīng)的處治；

　　第二，相互協(xié)調(diào)，密切配合。檔案保管工作是整個(gè)檔案工作的有機(jī)組成部分，它與檔案工作其他工作環(huán)節(jié)有著密切聯(lián)系。檔案在收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等過程中，也可能遭到某些不利因素的損害。因此，要想做好檔案保管工作，就必須掌握檔案工作各環(huán)節(jié)對(duì)保管工作的促進(jìn)和制約作用，并在進(jìn)行其他各個(gè)環(huán)節(jié)工作中注意保護(hù)檔案；同時(shí)，還必須關(guān)心文書部門對(duì)文件載體和書寫材料的選用，在可能的條件下，根據(jù)文件的重要程度和保管年限，選用不同等級(jí)、不同性能的載體和書寫材料，使需要永久保存的重要文件最大限度地延長壽命。

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