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保險(xiǎn)公司的單證管理
保險(xiǎn)公司的重要單證是指各項(xiàng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)所使用的，印有順序編號(hào)的，一經(jīng)簽單即承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任、產(chǎn)生法律效力或以此作為收款書(shū)面依據(jù)的有關(guān)憑證；包括定額保單，空白保單、批單，已用保單、批單，保險(xiǎn)證，各類(lèi)保險(xiǎn)專(zhuān)用發(fā)票等。小編為你整理了保險(xiǎn)公司的單證管理，希望對(duì)你有所參考幫助。
保險(xiǎn)公司的單證管理如同銀行等金融企業(yè)的票據(jù)管理一樣，是公司控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的重要環(huán)節(jié)。針對(duì)目前保險(xiǎn)公司單證管理中存在的問(wèn)題，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下方面著手：
（一）財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司重要單證管理的總體思路
從以上的分析可以看出，財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司單證管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司重要單證具有種類(lèi)多、數(shù)量大的特點(diǎn)，同時(shí)單證管理的風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)特別多，使單證管理的工作量特別巨大，且容易產(chǎn)生單證管理風(fēng)險(xiǎn)。筆者認(rèn)為，要想做好單證管理，就必須建立事前、事中、事后的管理模式，保證單證從印刷、使用、回銷(xiāo)的過(guò)程都有人管理和監(jiān)控，以有效減少財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司的單證風(fēng)險(xiǎn)。
（二）財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司重要單證的具體措施
根據(jù)重要單證管理的總體思路，筆者認(rèn)為在單證管理的各個(gè)結(jié)算必須完成如下工作，才能有效地防范單證管理風(fēng)險(xiǎn)，提高公司的風(fēng)險(xiǎn)管控能力。
1、事前管理。
事前管理是為有效管理單證準(zhǔn)備條件，防止由于事前準(zhǔn)備不足帶來(lái)的單證管理風(fēng)險(xiǎn)。筆者認(rèn)為，事前管理應(yīng)包括如下方面：?jiǎn)巫C管理制度的制定、單證系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和完善、代理協(xié)議的完善等。
�。�1）建立嚴(yán)格的單證管理制度，明確單證管理責(zé)任。
財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司應(yīng)建立統(tǒng)一、規(guī)范的單證管理辦法，對(duì)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)單證進(jìn)行管理。單證管理辦法中應(yīng)明確各經(jīng)手單證的部門(mén)單證管理的職責(zé)，明確各部門(mén)單證管理的具體負(fù)責(zé)人，單證的交接手續(xù)等，以保證單證在任何階段都有人負(fù)責(zé)；同時(shí)，應(yīng)對(duì)違反單證管理規(guī)定，非法使用單證的或遺失單證的行為，制定較為嚴(yán)格的處罰措施，以經(jīng)濟(jì)措施減少單證管理問(wèn)題的出現(xiàn)。
�。�2）建立完善的信息系統(tǒng)，提高單證管理的效率。
由于保險(xiǎn)公司屬于服務(wù)行業(yè)，保險(xiǎn)產(chǎn)品多（一般來(lái)說(shuō)，保險(xiǎn)公司的保險(xiǎn)產(chǎn)品均超過(guò)100種），單證數(shù)量特別巨大，客觀需要保險(xiǎn)公司借助電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，開(kāi)發(fā)出功能強(qiáng)大的單證管理系統(tǒng)，提高單證管理得效率，滿(mǎn)足單證管理的需要。同時(shí)，保險(xiǎn)公司可以通過(guò)單證系統(tǒng)地龐大功能，全面了解單證的使用情況，合理選擇單證的再印刷點(diǎn)，減少單證的儲(chǔ)存成本和管理成本，降低公司管理成本。
�。�3）代理協(xié)議中規(guī)定代理機(jī)構(gòu)單證的領(lǐng)用、使用、回收時(shí)間，并嚴(yán)格執(zhí)行，從法律上減少單證在中介機(jī)構(gòu)的滯留時(shí)間。
從目前保險(xiǎn)代理機(jī)構(gòu)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際來(lái)看，保險(xiǎn)公司與保險(xiǎn)代理機(jī)構(gòu)發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)時(shí)，大多將保險(xiǎn)單證交給保險(xiǎn)代理機(jī)構(gòu)，并由代理機(jī)構(gòu)直接出單，保險(xiǎn)公司核保，這客觀地為代理機(jī)構(gòu)滯留保險(xiǎn)單證、延長(zhǎng)保費(fèi)的結(jié)算時(shí)間提供了方便；但已生效保險(xiǎn)單證結(jié)算時(shí)間的延后，增加了保險(xiǎn)公司的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，影響了被保險(xiǎn)人的利益。因此，保險(xiǎn)人與代理機(jī)構(gòu)簽訂保險(xiǎn)代理合同時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格規(guī)定單證使用、銷(xiāo)號(hào)、回收時(shí)間，以保證保險(xiǎn)資金能及時(shí)收取，減少應(yīng)收保費(fèi)，降低保險(xiǎn)公司的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。
2、事中管理。
事中管理是單證具體使用過(guò)程的管理，包括單證的印刷管理、使用過(guò)程的管理和監(jiān)控、單證的回銷(xiāo)管理等。
（1）建立單證實(shí)物和信息分開(kāi)管理的模式，減少單證管理過(guò)程中的錯(cuò)誤和舞弊行為。
針對(duì)目前存在的故意遺失單證等問(wèn)題，保險(xiǎn)公司應(yīng)建立相互約束的單證管理制度，以減少單證管理過(guò)程中的舞弊行為。由于保險(xiǎn)作為商品的特殊性，是保險(xiǎn)公司的單證處于非常重要的位置，因此單證管理過(guò)程中，也應(yīng)尊須會(huì)計(jì)內(nèi)部牽制制度的要求，將實(shí)物管理和信息管理分開(kāi)，以減少舞弊行為；同時(shí)通過(guò)單證信息和實(shí)物的定期核對(duì)，減少單證管理中的錯(cuò)誤。
�。�2）加強(qiáng)單證使用過(guò)程的管理，降低單證的過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)。 單證的使用過(guò)程是將空白單證轉(zhuǎn)變?yōu)橛袃r(jià)單證的過(guò)程。加強(qiáng)單證的過(guò)程管理，有利于提高保險(xiǎn)公司對(duì)客戶(hù)信息的掌握程度，也有利于保險(xiǎn)公司掌握單證的使用情況，進(jìn)而了解公司的業(yè)務(wù)發(fā)展情況，因此，單證的過(guò)程管理不只是單證管理過(guò)程，更是了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況、保險(xiǎn)產(chǎn)品倍市場(chǎng)接受情況的過(guò)程。
鑒于單證使用過(guò)程管理的重要性，筆者認(rèn)為，在單證的使用過(guò)程中，要建立嚴(yán)格的管理流程和監(jiān)控制度，以準(zhǔn)確反映單證的真實(shí)情況。首先，應(yīng)建立詳細(xì)的單證發(fā)放、使用臺(tái)賬，完善交接手續(xù)，明確管理責(zé)任；其次，各單證管理部門(mén)和使用部門(mén)應(yīng)填制相關(guān)的單證報(bào)表，保證單證的使用部門(mén)、管理部門(mén)能及時(shí)了解本機(jī)構(gòu)或部門(mén)的單證入庫(kù)、出庫(kù)、使用、作廢、銷(xiāo)毀的具體情況，同時(shí)可以了解各種產(chǎn)品的銷(xiāo)售情況；最后，應(yīng)將單證信息與庫(kù)存的實(shí)物單證進(jìn)行核對(duì)，以保證單證的賬存數(shù)量與實(shí)際庫(kù)存數(shù)量一致，對(duì)不一致的情況及時(shí)查找原因。
3、單證的事后管理。
單證的事后管理是對(duì)單證使用情況的事后監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并反饋給單證管理部門(mén)，促進(jìn)單證管理部門(mén)改善管理改進(jìn)管理制度和流程。
�。�1）通過(guò)理賠資料的提供，事后監(jiān)督單證使用的合法性。
（2）加強(qiáng)單證管理的內(nèi)部稽核，減少和預(yù)防單證管理問(wèn)題的發(fā)生。
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