- 相關(guān)推薦
關(guān)于企業(yè)財務(wù)檔案管理信息化存在的問題及對策分析
企業(yè)財務(wù)檔案管理信息化存在的問題及對策分析
一、財務(wù)檔案管理信息化的特點
在電算化會計環(huán)境下，只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機制憑證并在計算機財務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行會計分錄處理；對憑證的制作、審核、匯總、登帳、確認(rèn)均由計算機自動完成打印輸出，借貸平衡等工作也由計算機自動完成，同時可以根據(jù)需要生成各種會計報表，提高了財務(wù)人員的工作效率，也避免了計算加總等工作出現(xiàn)的錯誤。在保存方式上，保存介質(zhì)是“磁盤”，磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空問，也使數(shù)據(jù)存取方便，同時通過數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工記錄中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外，還要進(jìn)行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性，需要對磁盤進(jìn)行備份工作。
二、企業(yè)財務(wù)檔案管理中的現(xiàn)狀
企業(yè)財務(wù)檔案管理的目的主要有兩個。第一，是為了保證財務(wù)檔案信息的安全和完整。第二，是為了能夠更好地使用財務(wù)檔案，為財務(wù)管理活動提供便利。根據(jù)當(dāng)前的一些法律規(guī)定，除了一些經(jīng)濟(jì)監(jiān)督部門有權(quán)調(diào)用財務(wù)檔案之外，企業(yè)財務(wù)檔案一般不得外借和查閱，如果說非要外借或查閱，則需要經(jīng)過企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，才能提供財務(wù)檔案的查閱和復(fù)制。即便是企業(yè)內(nèi)部人員查閱財務(wù)檔案也要經(jīng)過檔案保管部門負(fù)責(zé)人的同意和批準(zhǔn)，并辦理相應(yīng)的登記手續(xù)，涉及企業(yè)經(jīng)營管理秘密的還要經(jīng)過企業(yè)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，且只能查閱，不能復(fù)制和外借，沒有權(quán)限的管理人員是不能接觸涉密財務(wù)檔案的。但是很多企業(yè)在具體執(zhí)行的過程中卻沒有這樣嚴(yán)格要求，幾乎所有的管理人員都能輕而易舉的借閱到財務(wù)管理檔案，給企業(yè)的財務(wù)管理和經(jīng)營管理留下了很多安全隱患。而一些企業(yè)在財務(wù)檔案管理上將財務(wù)檔案與其它檔案混合在一起管理，沒有將財務(wù)檔案進(jìn)行專門的分類管理，在使用過程中查找財務(wù)檔案比較麻煩，導(dǎo)致財務(wù)檔案不能為企業(yè)經(jīng)營管理和財務(wù)管理提供檔案服務(wù)。
三、企業(yè)財務(wù)檔案管理信息化問題的對策建議
1.提高認(rèn)識，不斷完善財務(wù)檔案管理制度。企業(yè)財務(wù)檔案管理中的問題，很大程度是企業(yè)的負(fù)責(zé)人和財務(wù)檔案管理者缺乏對財務(wù)檔案管理最基本的認(rèn)識導(dǎo)致的。因此，在今后的發(fā)展過程中企業(yè)應(yīng)該組織財務(wù)檔案管理相關(guān)人員加強學(xué)習(xí)，提高對財務(wù)檔案管理重要性的認(rèn)識。企業(yè)要不斷完善財務(wù)檔案管理制度，制定完善的財務(wù)檔案管理規(guī)定，結(jié)合企業(yè)自身的財務(wù)管理狀況，健全和完善企業(yè)財務(wù)檔案管理控制程序和業(yè)務(wù)操作規(guī)范，明確財務(wù)檔案管理人員及其責(zé)任，以及違反財務(wù)檔案管理制度的處罰，完善財務(wù)檔案管理設(shè)施，突出程序規(guī)范及責(zé)任，為全面實施財務(wù)檔案管理信息化制度創(chuàng)造良好的條件。
2.強化責(zé)任，大力提高財務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行力。良好的財務(wù)檔案管理制度只有真正貫徹落實到企業(yè)財務(wù)檔案管理具體工作當(dāng)中才能發(fā)揮其作用，才能體現(xiàn)出制度規(guī)范對財務(wù)管理工作及企業(yè)經(jīng)營管理的價值。應(yīng)該在制度中明確監(jiān)督處罰的措施，定期檢查財務(wù)檔案管理有關(guān)人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴(yán)格按照法律的規(guī)定做好財務(wù)檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復(fù)制、銷毀應(yīng)該嚴(yán)格遵守企業(yè)的財務(wù)檔案管理規(guī)定。
3.規(guī)范程序，嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)檔案安全管理和使用規(guī)定。在財務(wù)檔案管理工作當(dāng)中，企業(yè)既要保證財務(wù)檔案信息的安全和完整，又要為企業(yè)經(jīng)營和財務(wù)管理活動提供服務(wù)和支持。由于財務(wù)檔案包含著企業(yè)經(jīng)營管理的很多信息，一些信息涉及到企業(yè)經(jīng)營管理中的商業(yè)秘密，從維護(hù)企業(yè)根本利益的角度來講，除相關(guān)經(jīng)濟(jì)監(jiān)督部門的檢查和工作需要之外，一律不準(zhǔn)外借，即便是相關(guān)經(jīng)濟(jì)監(jiān)督部門的檢查或工作需要，也要經(jīng)過企業(yè)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。
4.搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫，并及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)。檔案信息的數(shù)字化是整檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化、信息化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財務(wù)檔案室就是財務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。必須建立企業(yè)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，可以按企業(yè)財務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個主要的數(shù)據(jù)庫，如按標(biāo)準(zhǔn)制度原始憑證、會計賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立，立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入，將本單位的財務(wù)檔資料及時錄入電腦。
5.搞好財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高檔案使用效率。檔案的最大價值在于利用，檔案管理信息化的實現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務(wù)檔案信息絡(luò)，保證檔案信息的完整性。同時也可以實行聯(lián)機公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務(wù)檔案信息咨詢。
6.搞好財務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè)。做到定量分析與定性分析相結(jié)合，科學(xué)管理使用檔案財務(wù)檔案信息，通過采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸，必須依賴于先進(jìn)的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計算機科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ)，以計算機技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)等為手段，建立決策支持系統(tǒng)。最大限度地提高財務(wù)保障的決策水平。
四、結(jié)論
總之，企業(yè)財務(wù)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，在財務(wù)檔案管理工作當(dāng)中，企業(yè)應(yīng)該不斷完善財務(wù)檔案管理制度，并嚴(yán)格貫徹到管理實踐當(dāng)中，不斷提高信息化水平，真正發(fā)揮其在企業(yè)經(jīng)營管理中的重要作用。
【企業(yè)財務(wù)檔案管理信息化存在的問題及對策分析】相關(guān)文章：
當(dāng)前銀企對賬中存在的問題分析及對策思考04-21
當(dāng)前銀企對賬中存在的問題分析及對策思考范文07-29
工商管理專業(yè)實踐教學(xué)存在問題與對策分析的論文07-03
分析我國酒店行業(yè)人力資源管理存在的問題與對策07-12
淺議駕培行業(yè)存在的問題與對策07-03
施工企業(yè)財務(wù)管理存在的問題及對策論文07-04
入園適應(yīng)問題的分析及對策09-30