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中小企業(yè)手工賬存在的原因與誤區(qū)
案例中的企業(yè)有十幾年的歷史了規(guī)模不小，有一定的經(jīng)濟(jì)負(fù)責(zé)能力。為什么還用手工賬呢?背后我了解的原因是在當(dāng)?shù)氐乃綘I(yíng)老板圈子中流行手工賬，其一、認(rèn)為稅務(wù)檢查人員查起來麻煩，其二手工的安全性強(qiáng)不會(huì)因?yàn)樨?cái)務(wù)人員流動(dòng)就被帶走全盤數(shù)據(jù)，其三老板認(rèn)為手工賬修改起來方便。當(dāng)然還有可以省錢，認(rèn)為已經(jīng)雇用財(cái)務(wù)人員了工具他們應(yīng)該自帶。以上其實(shí)是不正確的。對(duì)于有一定規(guī)模的企業(yè)特別是工廠或者成本核算復(fù)雜的企業(yè)，手工賬的大多數(shù)時(shí)間都用在了制作憑證，登記賬本上了。
從人工費(fèi)來看就是不劃算的，按我對(duì)此公司有四個(gè)財(cái)務(wù)人員來看，如何購(gòu)買一套財(cái)務(wù)軟件，至少可以解放出一名財(cái)務(wù)人員用于加強(qiáng)成本管理等其他工作。一名財(cái)務(wù)人員在上海的工資加社保一年至少要五萬元，財(cái)務(wù)軟件簡(jiǎn)單的只需要二千元都不到還可以抵扣17%進(jìn)項(xiàng)稅額，好一點(diǎn)的有成本核算模塊的一樣不會(huì)超過三萬元，還是一個(gè)小模的ERP系統(tǒng)可以用于未來的業(yè)務(wù)部門運(yùn)用一起來提高管理水平。對(duì)于數(shù)據(jù)安全性的擔(dān)心是有理由的，因?yàn)楝F(xiàn)在基礎(chǔ)財(cái)務(wù)人員流動(dòng)性大，但是越是如此越因上軟件，因?yàn)檐浖梢詫⒇?cái)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化，手工還需要一定時(shí)間的交接期有一定水平的差異，軟件可以將前任的核算水平通過系統(tǒng)的設(shè)置比如科目，成本定額等存在財(cái)務(wù)軟件中。等于是將思想留下來了。可以由后任很好的繼承的發(fā)展提高。當(dāng)然，數(shù)據(jù)的安全性就需要在權(quán)限設(shè)置時(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)人員限制比如引出等權(quán)限，但手工一樣可以復(fù)印等手段達(dá)到一樣的盜取數(shù)據(jù)的目的，這是人事部門應(yīng)該與財(cái)務(wù)人員訂立保密協(xié)議等解決。實(shí)質(zhì)上手工和軟件賬都只是手工與此關(guān)系不大。
另外稅務(wù)上大家都知道企業(yè)所得稅是按季都要申報(bào)的，財(cái)務(wù)報(bào)表按月都要申報(bào)。手工改賬方便就不成立，退一步說手工與軟件只是工具，要改賬只要熟練掌握工具的財(cái)務(wù)人員都是可以很方便的進(jìn)行操作的。
手工賬與軟件賬只是工具不同，與管理理念無關(guān)。就如同手工拉面和機(jī)器拉面，如果沒有掌握拉面機(jī)器的人操作機(jī)器，不一定比的過手工。但在掌握了機(jī)器的前提下同樣的人用手工或機(jī)器的效率不同同日而語(yǔ)!
你都說了手工還加上了Excel，Excel是什么就是工具。你用你自己的企業(yè)與其他企業(yè)比是沒有可比性的。如果你公司運(yùn)用軟件至少登記賬本、科目匯總表等工作就不用再進(jìn)行了。請(qǐng)問你統(tǒng)計(jì)過你司手工登記賬本需要的人工費(fèi)嗎?賬務(wù)水平的高低在人不在工具。如何其他二個(gè)公司的人員與你司一樣我相信他們的效率一定比你不用軟件要高。
xx年時(shí)我一個(gè)人就用DOS的財(cái)務(wù)軟件一周搞定十幾家公司的賬務(wù)和基本報(bào)表。當(dāng)時(shí)總公司要求對(duì)下屬公司會(huì)計(jì)統(tǒng)管統(tǒng)派。你就可以想想財(cái)務(wù)軟件的力量了。當(dāng)然，在軟件上線前的初始化和并行階段是付出很大的。通過財(cái)政局全面驗(yàn)收后，就一下子解放了下屬企業(yè)的會(huì)計(jì)登賬工作。讓會(huì)計(jì)們有時(shí)間去從事管理工作。出報(bào)表的時(shí)間一樣大大提前。
當(dāng)然，現(xiàn)在還出現(xiàn)了財(cái)務(wù)軟件公司的問題，各大軟件公司都不斷出更新更細(xì)的軟件。越復(fù)雜的軟件就越有可能有BUG，所以，在實(shí)務(wù)中還出現(xiàn)了軟件細(xì)化過度讓這個(gè)為了所用的工具成為財(cái)務(wù)結(jié)賬的主人的問題。這一方面是軟件公司為了賺錢，不斷推出新版本的軟件實(shí)際有些還不如舊版本的軟件好用和穩(wěn)定。但企業(yè)管理層認(rèn)為越新越好，結(jié)果成了有些軟件公司新版本軟件的實(shí)驗(yàn)廠。每一次軟件的新版本實(shí)際上都是有很高風(fēng)險(xiǎn)的。另一方面企業(yè)在對(duì)財(cái)務(wù)人員或IT人員的培訓(xùn)特別是軟件的培訓(xùn)上投入不足，為了上一個(gè)軟件可以花上百萬，但費(fèi)用中培訓(xùn)費(fèi)用少的可憐或沒有。實(shí)際上等于是上一幫沒有實(shí)際飛行經(jīng)驗(yàn)的飛行員們操控飛機(jī)。實(shí)踐中中國(guó)企業(yè)上所謂一流ERP成功的基本上沒有，都是在復(fù)雜的系統(tǒng)下運(yùn)用手工的Excel的遮羞布擋住了關(guān)鍵的部分�？傊浖枪ぞ�，只有掌握好了工具的人才是關(guān)鍵。
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