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保險(xiǎn)公司單證實(shí)踐報(bào)告
保險(xiǎn)公司單證實(shí)踐報(bào)告
摘要：保險(xiǎn)單證是保險(xiǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的重要憑證，由于其自身的屬性及潛在的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)將其作為保險(xiǎn)企業(yè)防化風(fēng)險(xiǎn)的重要環(huán)節(jié)，引起單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。只有正確認(rèn)識(shí)保險(xiǎn)單證管理的重要性、必要性，正確分析所面臨及潛在的問(wèn)題，才能有效實(shí)施保險(xiǎn)單證的管理，才能防范化解其帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。
關(guān)鍵詞：保險(xiǎn)單證管理
引言：機(jī)動(dòng)車(chē)輛保險(xiǎn)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)車(chē)險(xiǎn))占據(jù)各家財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司的半壁江山。自2003年1月1日起實(shí)行車(chē)險(xiǎn)產(chǎn)品和費(fèi)率改革，各家財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司新的車(chē)險(xiǎn)產(chǎn)品和費(fèi)率體系相繼推出。保險(xiǎn)人在通過(guò)創(chuàng)新滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)車(chē)險(xiǎn)產(chǎn)品需求的同時(shí)，如何防范和控制車(chē)險(xiǎn)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)就成為能否實(shí)現(xiàn)保險(xiǎn)人和保險(xiǎn)客戶(hù)雙贏的現(xiàn)實(shí)課題。影響車(chē)險(xiǎn)承保質(zhì)量的因素包括費(fèi)率厘定、單證管理、核保技術(shù)、應(yīng)收保費(fèi)管理四個(gè)主要方面。而我在公司擔(dān)任單證管理員，所以就關(guān)于單證管理的一些問(wèn)題進(jìn)行探討。
(一)、單證的保管
公司為強(qiáng)化單證管理提供了防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)蛀、防鼠咬和防丟失的安全庫(kù)房用于單證的存放，所有單證經(jīng)單證管理員入庫(kù)上鎖。
1、業(yè)務(wù)單證的驗(yàn)收入庫(kù)。單證入庫(kù)時(shí)需要填寫(xiě)《有號(hào)單證入庫(kù)登記簿》，即入庫(kù)時(shí)間、單證流水號(hào)、數(shù)量。
2、單證管理人員要對(duì)未使用單證要進(jìn)行月、季度核查工作。
其中，月、季度核查表的模板為：
每月5號(hào)前還要將有號(hào)單證使用情況進(jìn)行實(shí)物核查工作。單證狀態(tài)要與單證管理系統(tǒng)中“未使用”、“可使用”“已使用”狀態(tài)相符。然后填寫(xiě)《有號(hào)單證核查情況表》并經(jīng)總經(jīng)理及主管業(yè)務(wù)經(jīng)理簽字確認(rèn)無(wú)誤后，上報(bào)分公司單證管理員處備案。
(二)、單證的領(lǐng)用、調(diào)劑和使用
1、單證的申領(lǐng)。我所在公司為山東分公司的中心支公司，所以申領(lǐng)單證時(shí)必須填寫(xiě)《業(yè)務(wù)用紙申領(lǐng)單》，以季度為單位向分公司申請(qǐng)領(lǐng)用單證。申請(qǐng)單證要以實(shí)際業(yè)務(wù)量為依據(jù)填寫(xiě)《業(yè)務(wù)用紙申領(lǐng)單》，經(jīng)總經(jīng)理及主管業(yè)務(wù)經(jīng)理審核同意簽名，上報(bào)分公司單證管理員。當(dāng)我確認(rèn)單證與實(shí)際領(lǐng)用單證一致后，填寫(xiě)《業(yè)務(wù)用紙領(lǐng)用單》，由總經(jīng)理及部門(mén)經(jīng)理簽名后，將此單以傳真形式傳回分公司單證管理員處備案�！稑I(yè)務(wù)用紙申領(lǐng)單》樣板模本如下：
2、單證的調(diào)劑。季度單證領(lǐng)用完畢后，期間原則上不再二次發(fā)放。如遇特殊情況，申領(lǐng)保單少于500份的可采取調(diào)劑方式。我公司與其他中支公司進(jìn)行單證調(diào)劑需向分公司單證管理部門(mén)申請(qǐng)批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后將需要調(diào)劑的有號(hào)單證在單證管理系統(tǒng)中作回收登記(已做可使用的單證需先作反可使用登記)，同時(shí)以傳真的形式傳至分公司單證管理員處備案。
3、單證的使用。使用時(shí)要按領(lǐng)用批次和印刷流水號(hào)順序使用。有號(hào)單證通過(guò)核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)打印或保單補(bǔ)錄時(shí)，必須先輸入所用單證的印刷流水號(hào)碼，打印成功后在單證管理系統(tǒng)中，該張保險(xiǎn)單標(biāo)識(shí)變?yōu)椤耙咽褂谩睜顟B(tài)，并自動(dòng)消號(hào)。此外我每天還要跟蹤系統(tǒng)內(nèi)單證狀態(tài)情況，即對(duì)系統(tǒng)內(nèi)已使用單證進(jìn)行登記，并與核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)單證狀態(tài)進(jìn)行核對(duì)，如出現(xiàn)核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)中有保單號(hào)而沒(méi)有對(duì)應(yīng)單證流水號(hào)現(xiàn)象出現(xiàn)，則要立即進(jìn)入單證管理系統(tǒng)更正單證狀態(tài)。
有號(hào)單證使用時(shí)，由于填寫(xiě)錯(cuò)誤等原因而作廢的，應(yīng)在單證各聯(lián)上加蓋“作廢”印章后，將其與有效單證的留存聯(lián)全部按順序號(hào)合并保存，然后我再進(jìn)入單證管理系統(tǒng)，進(jìn)行作廢登記。
(三)、單證的回收
保險(xiǎn)單證回收時(shí)，應(yīng)先填寫(xiě)《回收確認(rèn)單》，然后經(jīng)總經(jīng)理及主管業(yè)務(wù)部經(jīng)理審核并簽名后，以傳真形式傳至分公司單證管理員處備案。然后將需要回收的單證實(shí)物交到省分公司單證管理員后，在從中心支公司的單證系統(tǒng)里面做回收提交，回收提交時(shí)又可分為兩種情況：
1、在單證系統(tǒng)中為“可使用”狀態(tài)的，用中心支公司業(yè)管部代碼(6421)作“反可使用登記”，然后還是在業(yè)管部下作“回收登記”。之后再?gòu)闹兄到y(tǒng)作“回收登記確認(rèn)”。將單證由中心支公司提交到省分公司。
2、在系統(tǒng)中為“已發(fā)放”狀態(tài)的回收單證，則直接用中之代碼(6431)作回收登記，然后再作“回收登記確認(rèn)”，直接提交到省分公司。其中，回收確認(rèn)單的基本模板為：
(四)、單證的歸檔
所謂單證的歸檔，就是對(duì)已用單證的存根聯(lián)進(jìn)行歸檔。單證(包括作廢單證)歸檔前要按順序號(hào)先進(jìn)行整理和裝訂。
單證整理時(shí)，要查看保單流水號(hào)是否連續(xù)，客戶(hù)資料是否齊全。而客戶(hù)的資料主要有：
(1)新車(chē)投保時(shí)，需要有投保人身份證、投保人填寫(xiě)的投保單、新車(chē)合格證與發(fā)票的復(fù)印件。
(2)舊車(chē)投保時(shí)，需要有投保人的身份證、行駛證、投保單。如果有費(fèi)率浮動(dòng)的還要有上年保單或是未出險(xiǎn)證明。
(3)因車(chē)輛掛牌、過(guò)戶(hù)等原因有批改資料的，還要把批改資料隨到相應(yīng)的保單里，等待裝訂。
裝訂單證時(shí)，要把每一份單證的所有上述資料粘貼在一起，并將其修剪成保單大小，50份一本，用打孔機(jī)打孔裝訂。然后加封皮，裝入檔案盒入庫(kù)查封。
三、實(shí)習(xí)中發(fā)現(xiàn)的一些問(wèn)題
俗話說(shuō)病從口人，如果車(chē)險(xiǎn)核保工作不到位，劣質(zhì)標(biāo)的被接受，將使保險(xiǎn)售后的理賠服務(wù)處于被動(dòng)。其原因在于劣質(zhì)標(biāo)的必然導(dǎo)致高出險(xiǎn)率，高出險(xiǎn)率必然導(dǎo)致查勘(包括回勘)、定損、核價(jià)、理算、審批、支付賠款的工作量增加，管理投入加大，經(jīng)營(yíng)成本攀升。因此，承保管理比理賠管理更為重要。影響承保質(zhì)量的因素包括費(fèi)率厘定、單證管理、核保技術(shù)、應(yīng)收保費(fèi)管理四個(gè)主要方面。而在這四個(gè)因素中單證管理往往被認(rèn)為是最簡(jiǎn)單的而被忽略掉。但是其中存在的一些問(wèn)題也是不容忽視的。
1、所需存根聯(lián)存在著數(shù)據(jù)失真的問(wèn)題。投保單、以及保險(xiǎn)人與被保險(xiǎn)人的關(guān)系證明理論上應(yīng)有當(dāng)事人自己填寫(xiě)，但是公司內(nèi)勤為了追求所謂的高效率，自己偽造投保人簽名。
2、保單資料不全。投保人投保時(shí)應(yīng)需要投保人身份證、行駛證、或上年保單，交強(qiáng)險(xiǎn)有費(fèi)率浮動(dòng)的還需要填寫(xiě)費(fèi)率浮動(dòng)告知單，但是公司內(nèi)勤在辦理投保手續(xù)時(shí)，由于粗心，經(jīng)常忘記填寫(xiě)費(fèi)率浮動(dòng)告知單，或是缺少身份證等�；蛞蚩蛻�(hù)將上年保單丟失，而隱瞞不上報(bào)，直接出單。最終導(dǎo)致保單資料不全，造成單證無(wú)法正常裝訂。
四、關(guān)于單證管理的一些整改意見(jiàn)
隨著兼業(yè)代理業(yè)務(wù)的發(fā)展，具有某項(xiàng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)代出單資格的兼業(yè)代理機(jī)構(gòu)越來(lái)越多，為加強(qiáng)保險(xiǎn)單證管理，防范風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)明確規(guī)定保險(xiǎn)公司及受其委托的兼業(yè)代理人，必須對(duì)保險(xiǎn)單證分別實(shí)行電腦化管理，將單證的領(lǐng)取、使用、保管、核銷(xiāo)都置于有效的監(jiān)控之下。
出單人員為客戶(hù)出單時(shí)，要嚴(yán)格按照公司制定的《承包業(yè)務(wù)管理規(guī)定》嚴(yán)格執(zhí)行�？蛻�(hù)資料不全而要求出單的，交押金之后才可出單，當(dāng)客戶(hù)資料補(bǔ)全時(shí)將押金退回即可。
五、總結(jié)
在安華企業(yè)文化的熏陶，張經(jīng)理的指導(dǎo)下，我在公司的實(shí)習(xí)取得了成功。實(shí)習(xí)真的是一種經(jīng)歷，一種磨礪，只有親身體驗(yàn)才知道其中的滋味。在思想上我受益匪淺，跟同事的相處讓我學(xué)到了為人處世的道理，作為剛畢業(yè)的大學(xué)生我還有很多需要向前輩學(xué)習(xí)的，自己應(yīng)該盡量虛心求教，不恥下問(wèn)，那樣工作起來(lái)效率才更高。同時(shí)，在這里我的理論只是更加鞏固，提高了實(shí)踐的能力。雖然保險(xiǎn)與會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)不一樣，但是單證管理與會(huì)計(jì)還是很相似的，比如對(duì)于單證的保管與保存、歸檔，要仔細(xì)認(rèn)真，不可丟失。
通過(guò)本次實(shí)習(xí)，接觸了實(shí)際，了解了社會(huì)，增強(qiáng)了勞動(dòng)觀點(diǎn)和社會(huì)主義事業(yè)心、責(zé)任感;學(xué)習(xí)到了有關(guān)保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)知識(shí)和管理知識(shí)，培養(yǎng)初步的實(shí)際工作能力和專(zhuān)業(yè)技能。培養(yǎng)從事經(jīng)紀(jì)中介工作的業(yè)務(wù)能力。了解并熟悉保險(xiǎn)代理人的日常業(yè)務(wù)和工作流程，學(xué)會(huì)進(jìn)行工作;理論聯(lián)系實(shí)際，學(xué)會(huì)運(yùn)用所學(xué)的基礎(chǔ)理論、基本知識(shí)和基本技能去解決經(jīng)紀(jì)中介實(shí)踐中的具體問(wèn)題;虛心學(xué)習(xí)，全面提高綜合素質(zhì)。
在實(shí)習(xí)中拜廣大工作人員為師，虛心學(xué)習(xí)他們的好品質(zhì)、好作風(fēng)和好的工作方式，提高自己的綜合素質(zhì)，把自己培養(yǎng)成為合格的經(jīng)濟(jì)工作者。培養(yǎng)艱苦創(chuàng)業(yè)精神和社會(huì)責(zé)任感，形成熱愛(ài)專(zhuān)業(yè)、熱愛(ài)勞動(dòng)的良好品德，找出自身狀況與社會(huì)實(shí)際需要的差距，并在以后的學(xué)習(xí)期間及時(shí)補(bǔ)充相關(guān)知識(shí)，為求職與正式工作做好充分的知識(shí)、能力準(zhǔn)備。
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